ZAMANINIZA HÜKMEDİN

(Bu yazı Yeni Medya Merkezi için hazırlanmıştır.)

Hayatımızın her anında bir şeyleri zamanında yetiştirmek, gelen işleri fazla vakit harcamadan yapmak ve hayatımızı bir düzene oturtmak için uğraşırız. Bu yetiştirme telaşı iş hayatımızda, günlük hayatımızda, okul hayatımızda kısacası her yerde söz konusu olan bir durumdur. İşlerin zamanında yapılmasını dikkate almadığımızda birikerek kar topu misali daha büyük bir yığın oluşturacaktır. İş hayatında gelen işlerin zamanında yapılmaması veya bir günlük aksama ertesi gün için ekstra yük oluştururken, öğrenciler için zamanında yapılmayan/çalışılmayan derslerin vize/sınav zamanın aşırı bir yüklenmeye sebep olması iyi birer örnektir.

Zaman Yönetimindeki Engeller

Öncelikle zamanımızı çalan tuzakları iyi belirlememiz gerekir. Bu tuzaklar kişiden kişiye göre değişirken bazı kalıplaşmış tuzaklar da mevcuttur. Bunlar;

  • Plansızlık,
  • Öncelikleri belirleyememek ve sıralayamamak,
  • Ertelemek,
  • Rutin ve gereksiz işlere dalmak,
  • Kararsızlık,
  • Hayır diyememek vb.

Önünüzdeki tuzakları teker teker kaldırarak zamanı daha iyi yönetme, yaptığınız işlerde verimliliği artırma adına büyük ölçüde yol almış olacaksınız.

Pareto İlkesi

Yapılan araştırmalara göre insanlar zamanlarının yanlızca yüzde 60’ına hükmedebiliyor. Geriye kalan yüzde 40’lık dilim ise kendileri dışındaki olaylar tarafından kullanılıyor. Bu da demek oluyor ki yönetemediğimiz yüzde 40’lık dilim yerine yönetebildiğimiz yüzde 60’lık bir bölüm için zaman planlaması yapabiliyoruz.

İtalyan Ekonomist Vilfredo Pareto’nun tespit etmiş olduğu 80/20 kuralı (Pareto İlkesi) zaman planlaması konusunda sıkça kullanılan bir yöntemdir. Pareto der ki; “çoğu olayda, etkilerin kabaca yüzde 80’i etkenlerin yüzde 20’sinden oluşur”. Yaptığı araştırmalarda İtalya’nın yüzde 80 arazisinin sahibinin nüfusun yüzde 20’lik bir kısmının sahip olduğunu gören Pareto bu kuralı iş yaşamının diğer alanlarında da uygulamak üzere yukarıdaki önermeyi yapmıştır. Bu kurala göre işlerin yüzde 80’lik kısmını zamanınızın yüzde 20’lik kısmıyla yapabilirsiniz. Geriye kalan yüzde 20’lik iş yükü için ise zamanınızın yüzde 80’lik kısmını ayırabilirsiniz. Günlük rutin işler hayatımızın yüzde 80’lık kısmını oluşturduğunu düşünürsek bu rutin işlere yüzde 20’lik gibi bir zaman tayin ederek, daha önemli işlerin gerçekleştiği yüzde 20’lik iş yüküne daha fazla vakit ayırarak verimi artırabilirsiniz.

zamanınıza hükmedin - yeni medya merkezi - hasan tatarlı

Zamanınızı yönetmeye çalışırken nerele dikkat etmelisiniz?

Zamanı yönetmenin kolay olmadığı aşikardır. Bunun için kesin bir reçete verilememekle birlikte bazı püf noktalara dikkat ettiğinizde güzel sonuçlar almaya başlayacaksınız. Örneğin;

  • Zamanınızın nerelere harcandığını belirleyin, Sisteminizi oturtana kadar bunu yazılı olarak her gün tekrar edin. Bu sayede hayatınızın yüzde 20’lik iş dilimine giren işleri daha hızlı şekilde belirleyebileceksiniz.
  • Yüzde 60’lık kısmı planlayın. Saatlik, günlük, haftalık, aylık ve yıllık bir planınız mutlaka olsun.
  • İşlerinizi önceliklendirin ve koyduğunuz sıralamaya mutlaka uyun.
  • Bir kaç işle aynı anda uğraşmayın. Öncelikli olanı halledin ve sonrakine geçiş yapın. Bir işe odaklanmak, bir kaç işe parçalanmaktan her zaman daha iyi sonuç verir.
  • En verimli olduğunuz saatleri belirleyin.
  • Erken kalkın. Büyük şirketlerdeki CEO’ların hemen hemen hepsi çok az uyku uyuduğu ve sabahın erken saatlerinde mutlaka uyanık olduğu bilinmektedir
  • Sık sık not alın ve bunu yaparken düzenli olun. (Uğur Özmen’in şu yazısını mutlaka okuyun.)
  • Karar verin ve uygulamaya koyun. Ertelemeyin, bekletmetmeyin.
  • Toplantı kültürüne dikkat edin. Bazen öyle zamanlar olur ki, toplantı yapmaktan iş yapmaya fırsatınız olmaz. Önemli toplantılar üzerinde yoğunlaşın. Önemsizleri delege edin veya ayaküstü toplantılar haline dönüştürün.
  • Çalışma ortamınızda dikkatinizi dağıtacak şeyleri gözününüz önünden uzaklaştırın.

Geriye Kalan Yüzde 40

Geriye kalan yüzde 40 sizin elinizde olmayan yönetebilme ihimalinizin çok az olduğu veya hiç olmadığı ksımlar olduğunu belirtmiştik. Örneğin; orta/büyük ölçekli fimalarda bildiğiniz gibi onlarca departman birbiriyle iletişim içerisinde olarak günlük operasyonu yürütmeye veya projelerini ilerletmeye/bitirmeye çalışırlar. Her departman kendine ait olan kısımla ilgilenerek ortaya bir ürün, bir proje, bir başarı çıkartmaya çalışır. Bu durumu göz önüne aldığınızda bu proje üzerinde yönetebileceğiniz zaman sadece sizinle ilgili olan kısım için geçerlidir. Sizinle alakalı olan kısımları yönetirken, tam konsantre olmuş bir işe odaklanmış ve sonuca gitmeye çalışırken birisinin gelip “bu işe acil bakabilir misin?”, “bu iş çok acil, elimize data düşmedi” gibi size dert yananların olduğu veya kendi verdiği kriterler yanlışken sizi işinizi yanlış yapmakla suçlayan, 3 gün önce bildirdiği işi 15 gündür bekliyoruz diye yansıtan kimseler varken yaptığınız işte verimli olma konusu da sizin iletişim becerinizle gelen hamlelerin savuşturma ve koyacağınız otorite ile bir nebze olsun işinize odaklanma konusunda yardımcı olabilir.

Peki ya siz zaman/verimlilik konusunda nasıl yol izliyorsunuz?

Leave a Reply